Comment choisir un nouveau système logiciel RH

Au milieu des années 1970, l’idée d’utiliser la technologie dans les ressources humaines ne faisait que commencer. Quelques années plus tard, le premier système informatisé de RH était mis sur le marché. Bien qu’initialement élémentaires, les systèmes RH n’ont cessé de croître et de gagner en complexité.

La plupart des spécialistes de la technologie de l’information des ressources humaines ou des systèmes d’information des ressources humaines ont été impliqués dans une évaluation de logiciel RH d’une manière ou d’une autre. Cependant, comme les modèles de livraison de l’industrie se sont davantage concentrés sur le logiciel en tant que service (SAAS), beaucoup des processus originaux sont légèrement différents aujourd’hui. L’évaluation et la sélection des systèmes ne sont pas des processus quotidiens. En tant que professionnel chargé d’évaluer un nouveau système, il est toujours préférable de rafraîchir sa base de connaissances avant de se lancer dans un tel projet.

7 conseils clés pour une évaluation réussie:

Lors de la sélection d’un nouveau logiciel, les étapes suivantes peuvent aider à guider ce processus compliqué :

1. Avoir une stratégie et un plan.

Si une stratégie n’existe pas déjà, la création, le maintien et l’exécution d’une stratégie de capital humain sont nécessaires. S’éloigner des documents textuels volumineux souvent utilisés avec des présentations de haut niveau pour transmettre la stratégie réelle à la direction générale. Utilisez un logiciel collaboratif pour créer la stratégie au lieu d’envoyer les documents par courrier électronique. Sans un plan valable, il y a de fortes chances que le logiciel choisi ne soit pas suffisamment performant et que le processus doive être répété rapidement.

2. Disposer des bonnes ressources.

Réunir la bonne équipe est vital. Incluez les parties prenantes dans le processus de décision. Les systèmes sont de plus en plus utilisés davantage par le personnel non RH. Il est important de savoir ce dont les personnes extérieures au service des RH ont besoin. Envisagez de faire appel à un consultant externe pour vous aider. Un consultant serait le plus efficace pour le développement de la stratégie, la découverte, la création d’une liste de fournisseurs, la correspondance des exigences avec les fournisseurs et la démonstration. Utilisée efficacement, cette ressource peut faire gagner beaucoup de temps de recherche, car les consultants externes ont généralement une connaissance approfondie des fournisseurs et des modèles, ce qui permet de faire avancer le processus.

3. Avoir de bonnes exigences.

Il est important d’inclure tous les domaines fonctionnels qui utilisent le système dans les sessions de découverte. Les séances de découverte doivent permettre d’obtenir toutes les exigences nécessaires au système. Concentrez-vous uniquement sur les processus qui sont uniques et non sur les éléments qui peuvent être satisfaits par tous les fournisseurs. Envisagez d’utiliser un logiciel de collaboration pour la création des exigences. Il est préférable de garder les priorités simples et minimales, et le consensus doit régner. Les exigences et les nuances mondiales doivent toujours être prises en compte. Même si l’entreprise n’est pas mondiale aujourd’hui, l’évaluation sélectionne pour l’avenir ; il suffit d’une seule décision pour que l’entreprise ait besoin d’une fonctionnalité mondiale. Les exigences doivent toujours prendre en compte si une fonction peut être réalisée au niveau mondial, de sorte que le système final sélectionné sera évolutif pour tout changement futur de l’entreprise.

4. Se concentrer sur la technologie de pointe.

Toutes les entreprises n’utiliseront pas les nouvelles technologies de la même manière. Ces technologies peuvent inclure certaines des formes les plus avancées d’accès direct, la technologie mobile et les médias sociaux. Il peut être difficile de comprendre en profondeur la façon dont les employés peuvent utiliser les nouvelles technologies, mais ne sous-estimez pas la techno-savante des employés. Réfléchissez : Les fonctions mobiles sont-elles prises en charge par une application ? Déterminez, également, quelles versions de navigateur seront réellement prises en charge. Découvrir l’article sur l’outil  mypeopledoc pour améliorer la gestion RH de votre entreprise

5. Utilisez des facteurs de décision.

Il n’y a que quelques éléments (idéalement trois à cinq) qui vont orienter la décision finale. Vous ne voulez pas prendre votre décision finale en vous basant uniquement sur la démo du système. Bien sûr, il existe de nombreux facteurs de décision différents, mais la plupart d’entre eux intègrent une combinaison de considérations telles que :
Faites en sorte que les facteurs de décision soient le point central de votre décision finale et n’accordez pas trop de poids aux impressions de la démo.

6. Comprendre comment les fournisseurs répondent à vos exigences.

Une fois vos exigences déterminées, une méthode est nécessaire pour évaluer quels fournisseurs seraient les meilleures possibilités – et seront donc invités à faire une démo. Historiquement, c’est là que vous émettez une énorme demande de proposition (RFP) de plusieurs pages avec des centaines de questions à remplir par le vendeur. Certaines entreprises exigent encore ce type de demande ; vérifiez toujours en interne auprès des services des achats, de l’informatique ou du service juridique si un processus spécifique est requis. N’oubliez pas que toute demande d’information et/ou demande de proposition doit être aussi courte que possible. Plus le document est long, plus il est probable que le fournisseur ne répondra pas à la demande. Certains fournisseurs de SAAS peuvent ne pas répondre à une demande de renseignements, mais vous enverront des questions sur leurs produits standard avec leurs réponses. Notez les réponses à l’aide d’une échelle numérique pondérée.

7. Gardez le contrôle de la démo et de la sélection.

Ne vous attendez pas à ce que le vendeur personnalise trop la démo en fonction des spécificités de l’entreprise. Les démonstrations devraient durer entre quatre et sept heures pour chaque vendeur, en fonction des fonctionnalités incluses. Les démonstrations Web de suivi peuvent permettre de  » plonger plus profondément  » dans un domaine spécifique. Si possible, faites les démos des fournisseurs dos à dos et avec les mêmes membres de l’équipe qui assistent à toutes les démos.

L’ensemble du processus prendra généralement environ 12 semaines. Certains peuvent être faits un peu plus courts, mais il y a alors une plus grande demande sur le temps de l’équipe. Assurez-vous que suffisamment de temps est alloué. Il s’agit d’une décision importante qui ne doit pas être précipitée.

Réaliser une évaluation de système réussie n’est pas encore une science, mais en suivant les étapes ci-dessus, elle peut devenir plus objective.